lunes, 27 de octubre de 2008

¿Qué es la Planificación?


La planificación es determinar por anticipado lo que se v hacer y como se va hacer, lo cual involucra un proceso donde se hace necesario diagnosticar, pronosticar, formular, evaluar y controlar ls operaciones que han de realizarse, siguiendo un orden continuo.
La planificación es un proceso técnico pre-ejecutivo, que debe estar integrado por una unidad especializada destinada para tal fin, la cual puede ser una oficina, un departamento o un comité de planificación, con carácter asesor, y ubicada en los niveles altos de la institución.

Necesidad



La combinación de un buen marco estratégico (obtenido a partir de una planificación estratégica) junto con un buen plan funcional o plan de acción se manifiesta de la siguiente manera:

  • Proporciona una clara comprensión de los elementos necesarios para lograr los objetivos de desarrollo;

  • Otorga prioridades y tomar decisiones

  • Centra aquellos recursos más limitados en las acciones que beneficiarán tu trabajo de mejor manera;

  • Mantiene en contacto con tu contexto: a nivel mundial, nacional o local,

  • Proporciona una herramienta de ayuda para comunicar tus intenciones a otras personas;

  • Proporciona una guía coherente para su aplicación diaria.

Elementos Básicos

Son:
  • Misión: Conjunto de pasos o elementos de la estrategia que se van a seguir.
  • Visión: Futuro proyectado
  • Filosofía de la empresa: Directrices o elementos éticos o de procedimiento que se aplicarán en la empresa.


Principios

Los principios de la planificación más importantes son los siguientes:

  • Principio de la contribución a objetivos: el objetivo de los panes y sus componentes es lograr y facilitar la consecución de los objetivos de la organización, con interés particular en alcanzar el objetivo principal.
  • Principio de la primacía de la planificación: la primera función administrativa que desempeña la gerencia es la planificación, que facilita la organización, la dirección y el control.
  • rincipio de la iniciación de la planificaciones la alta gerencia: la planificación tiene su origen en la alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma mas eficaz de lograrlos es por la planificación.
  • Principio de la penetración de la planificación: la planificación abarca todos los niveles de la empresa.
  • Principio de la eficiencia de operaciones por planificación: las operaciones eficientes se pueden efectuar mediante un proceso formal de planificación que abarca objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas.
  • Principio de la flexibilidad de la planificación: el proceso de planificación debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes de la organización.
  • Principio de sincronización de la planificación: los planes a largo plazo están sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo, par alcanzar mas eficaz y económicamente los objetivos de la organización.
  • Principio de los factores limitantes: la planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero, máquinas, materiales y administración) conjuntándolos cuando elaboren los planes.
  • Principio de estrategias eficaces: una guía para establecer estrategias viables consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los consumidores.
  • Principios de programas eficaces: para que los programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la planificación a corto y largo plazo y debe n estar integrados a la planificación estratégica, táctica y operacional.
  • Principios de políticas eficaces: las políticas se basan en objetivos de la organización; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores físicos y personal de la empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y suficientemente amplias; y no complementarias y suplementarias de políticas superiores.

Importancia

En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misión de su organización estarán en mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan más sensibles ante un ambiente de constante cambio.
Supone un marco temporal de tiempo más largo que otros tipos de planificación. Ayuda a orientar las energías y recursos hacia las características de alta prioridad. Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio, tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización. Además se requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación en niveles más bajos.
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una identificación constructiva de los problemas y las potencialidades de la empresa.
Por ultimo, cabe destacar que la planificación es la primera función del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena planificación conlleva a tener una buena organización, dirección y control de la empresa lo cual se traduce en una administración cien por ciento efectiva.

Tipos

Tomando lo explicado por Ackoff (2000), la planificación es vista como "un proceso que ayuda a la búsqueda de resultados y solución de problemas." (p. 83) Para afianzar esto, se señala que existen cuatro orientaciones temporales de planificación basada en la forma en que el planificador abarca las situaciones:


  • Orientación Reactivista tienden a entrar al futuro de cara al pasado, por lo que tienen una visión más clara del lugar de donde vinieron que del lugar hacia el cual se dirigen; prefieren tratar con personas y valores en vez de hechos y eficiencia. Sus evaluaciones y juicios están enraizados en la moralidad, no en la ciencia. Se sienten más tranquilos pensando cualitativamente que cuantitativamente. Las organizaciones reactivistas se planean de abajo hacia arriba. Trata los problemas separadamente, no sistemáticamente, por lo que pasa por alto las propiedades esenciales del todo y muchas de las propiedades importantes de las partes individuales.
  • Orientación Inactivista: Está satisfecho con las cosas tal como están, sus objetivos son la sobrevivencia y la estabilidad, tienden a convertirse en instituciones de medio autocráticos y fines democráticos. Estas organizaciones se desempeñan bien únicamente cuando las circunstancias que las rodean son favorables.
    Orientación Preactivista: Creen que el futuro será mejor que el presente y que el pasado, por lo tanto, buscan acelerar el cambio, para explotar las oportunidades que traiga. Creen en el desarrollo tecnológico, pues consideran que hará el futuro muy diferente del pasado, por tanto conceden poca importancia a la experiencia. Solo confían en el experimento. Tienen como principal objetivo el crecimiento, porque consiste en predecir el futuro y prepararse para él. La preparación consiste en dar los pasos necesarios para minimizar o evitar las amenazas del futuro y explotar las oportunidades futuras. Este tipo de planeación se hace de arriba hacia abajo.
  • Orientación Interactivista: Considera al pasado, al presente y al futuro como aspectos diferentes, pero inseparables, de la problemática para la cual se planea; se concentran en todas las orientaciones al mismo tiempo. Esta creencia se debe a que si no se toman en cuenta los tres aspectos temporales de una problemática, el desarrollo será obstruido. Confían más en la experimentación que en la experiencia, para encontrar soluciones a los problemas de cualquier tipo, sin embargo, también confían en la experiencia, más que en el experimento, para revelar problemas que requieren solución. El objetivo es maximizar su capacidad para aprender y para adaptarse: desarrollarse.

Como la planificación es un término a considerar que comprende diferentes tipos de actividades: se puede planificar a nivel estratégico, a nivel funcional o a nivel de actividad, para una organización o para un programa o proyecto. Los dos tipos de planificación principales son los siguientes:

  • Planificación estratégica o el desarrollo de un marco estratégico representa un «cuadro» de mayor envergadura. Las organizaciones a menudo se ven tan envueltas en los problemas cotidianos que se olvidan de este «cuadro» de mayor envergadura. Están siempre tan ocupados planificando «asuntos», que fracasan en la planificación funcional, empresarial o de acción. Una organización desarrolla un marco estratégico a través de una planificación estratégica. Este marco le permite determinar sus prioridades y las estrategias que podrían ayudar en la consecución de su visión de futuro. Una estrategia engloba tanto un enfoque general, que se fundamenta en la comprensión del amplio contexto funcional, como tus propias fuerzas y debilidades y los problemas a los que intentas enfrentarte. Una estrategia te ofrece un marco en el que trabajar, te aclara aquello que intentas alcanzar y el enfoque que pretendes usar. No explica en detalle actividades específicas.

  • Planificación empresarial, funcional y de acción consiste en la selección de los objetivos de la organizacion y en la elección de las estrategias y políticas globales, así como los planes y procedimientos que normalmente a más corto plazo contribuirán a la consecución de aquéllos. La planificacion empresarial realiza una proyección de la vida de la emoresa en un futuro, pero teniendo siempre en cuenta el entorno social y económico que la rodea.

Otro tipo de planificación más utilizada en la actualidad:

  • Planificación programática Los principales precursores de este modelo de planificación son Hilda Taba y Ralp Tayler. Ahora bien, según Tayler, R. la planificación es: "un proceso vertical y sistemático que parte con un diagnóstico de una situación determinada tomando en cuenta unas fuentes de información (estudiante-sociedad-cultura) para formular objetivos que, para llegar a ser definidos, deben pasar por unos filtros (filosófico y psicológico) con el fin de seleccionar y organizar actividades para lograr el cumplimiento de los mismos y así llegar a la total experiencia de aprendizaje la cual es verificada mediante una evaluación, lo cual indica que solo se toma en cuenta el producto final de todo el proceso. " Uno de los principales ejemplos de planificación programática es el modelo curricular de Tyler.
  • Planificación Sistemática de acuerdo con Kaufman (2001). “es un proyecto de lo que debe realizarse para alcanzar metas valederas y valiosas”.
  • Planificación Estratégica está referida principalmente a los logros de la planeación de manera duradera y de difícil reversión. Es decir, es una planeación a largo plazo.
Hay un cuarto modelo de planificación, planteado por Morrisey (1996) llamado Planificación Táctica, que es “la participación continua de los directivos y de empleados clave en la producción de los planes, y los más importantes los resultados tangibles para toda la institución o empresa y para sus unidades individuales.” De hecho, ella se desempeña como una función diferente a la estratégica, ya que es el enfoque a corto plazo de la institución o empresa y como hacer para lograr las metas planteadas. Por lo general, la planeación táctica tiene un horizonte de un año y se elabora durante la última parte del año fiscal anterior.

Por otra parte, según Barrera (2000), existen otros tipos de planificación, como son:
  • Planificación por Circunstancias: Atiende los eventos en la medida en que van ocurriendo, en una suerte de improvisación y de atención inmediata a los problemas o requerimientos de las circunstancias. Según éstas se presenten, la planificación se ajusta a los acontecimientos cotidianos.
  • Planificación por Contingencia: se refiere a situaciones o acontecimientos que se presentan de forma inesperada pero de gran magnitud, los cuales hay que atenderlos con urgencia. Existen tres tipos de contingencias: Situacionales: Producidas por la acumulación de circunstancias no atendidas debidamente, de carácter natural: Situaciones que son difíciles de predecir como terremotos, inundaciones, entre otras y sociales: Propias de las condiciones culturales, económicas y políticas que pueden suceder en el país, ejemplo: insurrecciones, guerras civiles, golpes de estado. Se pueden elaborar planes de contingencia para estar preparados en caso de que ocurran.
  • Planificación por Experimentación: Parte de la presunción de que se aprende por ensayo y error, se ajusta a supuestos esperados y obliga a crear condiciones para la experimentación. En este tipo de planificación se debe garantizar el control de las variables, ya que si sorprende a los planificadores puede generar circunstancias de alto riesgo, hay que estar consciente de las ventajas y los riesgos de la experimentación.
  • Planificación por Azar: Los hechos suceden al azar, sin mayor explicación, está ligada a concepciones supersticiosas. Los hechos ocurren como resultados fortuitos, como hechos inexplicables, que producen situaciones a las cuales hay que atender procurando dar la respuesta más adecuada.
  • Planificación en Perspectiva: Conlleva una visión hacia el futuro a partir del presente. Requiere claridad y un profundo conocimiento del presente, para a través de el proyectar y orientar el conocimiento hacia el futuro.
  • Planificación por Preferencia: Exige un conocimiento de los hechos actuales, y a partir de ellos diseñar las etapas futuras, imaginando un contexto que pueda ser posible. El comportamiento de los aspectos fundamentales del evento en el pasado, el análisis en el presente, la determinación de cuáles han sido las tendencias y el análisis se integran en la planificación por preferencia a fin de determinar, el quehacer.
  • Planificación por Escenarios: Determina previamente situaciones posibles, las cuales son los escenarios, para cada uno se elaborar planes que permitan abordarlas, un escenario es una realidad futura. Esta planificación parte del conocimiento del presente, exige la determinación y conocimiento de todas las variables que influyen en el proceso de la planificación o en su evolución, y en base a ellos se concibe el futuro, determinando distintas etapas en cada escenario, elaborando diversos planes orientados a atender cada una de las situaciones planteadas.
  • Planificación Prospectiva: Significa mirar adelante, a lo lejos. Este tipo de planificación ayuda al interesado a ubicarse en los resultados que quiere obtener, permitiéndole de manera más precisa prever los detalles necesarios para lograr sus objetivos. La prospectiva obliga al planificador a ondear en el futuro, ambicionar realidades muy distantes, pero susceptibles a ocurrir, realizables. Esta es una técnica en la cual se considera inseparables el presente, el pasado y el futuro, ya que cada uno de ellos aporta a la planificación una visión de futuro deseado. Se parte necesariamente del futuro, el planificador retrocede etapa por etapa, desde el futuro hacia el presente, preguntándose en cada una de las etapas, ¿qué tuve que hacer para llegar aquí?, hasta ubicarse en el presente. Una vez completado el recorrido, desde el futuro hacia el presente, se ejecuta cada paso desde presente hacia en futuro.
  • Planificación Holística: Es global y permanente, es un proceso integrado bajo una comprensión de tiempo continuo, en donde la visión de futuro se fundamenta en una visión del presente y a su vez tiene razón en el pasado. Planificar con criterio holístico significa pasado, presente y futuro de manera integradora, exige conocimiento del hoy, en el futuro deseado, mediante la comprensión del presente y el análisis del pasado.

Posiciones

Existen cuatro posiciones en la planificación organizacional:
  1. Planificación Operativa. Consiste en seleccionar medios para perseguir metas establecidas por una autoridad superior. Es a corto plazo (1año), es aplicada comúnmente por los inactivistas. Ejemplo: Planificar para producir una cantidad de producto especificada por una autoridad superior.

  2. Planificación Táctica permite la elección de los métodos y las metas para objetivos fijados por una autoridad superior. Tiende a darse a mediano plazo (2 a 5 años). Generalmente la prefieren los reactivistas, porque deben escoger los estados previos a los que desean retornar (sus metas) y los medios para alcanzarla. Ejemplo: Objetivo empresarial de obtener supremacía de ventas en los próximos 5 años y el Dpto. de ventas estará al cargo de que se cumpla este objetivo.
  3. Planificación Normativa requiere la elección explícita de los medios, objetivos, metas e ideales. Cubre un período indefinido. No tiene horizonte fijo. El papel de los ideales es clave. Los interactivistas realizan este tipo de planificación.
  4. Planificación Estratégica consiste en seleccionar los medios, objetivos y metas. Los ideales son impuestos por una autoridad superior. Es a largo plazo: mayor a 5 años. Los reactivistas y los inactivistas tienden a este tipo de planificación. La Planificación Estratégica es un proceso sistemático y organizado, conducido sobre la base de una realidad que permite decidir anticipadamente: ¿Qué tipo de esfuerzos de planificación deben hacerse?, ¿Cuándo y cómo deben realizarse?, ¿Quién los llevará a cabo?, ¿Qué se hará con los resultados?
    Igualmente, como proceso, es continuo, específicamente en cuanto a la formulación de estrategias, ya que el entorno o medio ambiente donde se desenvuelve la empresa, no es estático. Es decir, es cambiante.